忙しいときに嬉しい!驚くほど「仕事効率が上がる」3つの良習慣

Kamiri

悩み

忙しいときに嬉しい!驚くほど「仕事効率が上がる」3つの良習慣

「効率よく仕事をこなしたい」と思いませんか?

とくに、産休明けの女性は時短勤務や完全定時帰りになることが多いので、限られた時間の中で自分の力を発揮することを考えたいですよね。

周りの先輩を見ていいところを盗もうとするのもひとつですが、なかなかパソコンの中まではチェックできません。

そこで、元人材コンサルタント&外資系人事の筆者が、優秀な人が実際にやっていた習慣を3つご紹介します。今回は、パソコンの中限定に絞っています。これで驚くほど時間短縮できるので、ぜひ真似してみてください!

 

■1:目標の時間を決めてメール返信する

まず、意外と時間がかかるのが、メール返信ですよね。何通もあるときは、時間を決めてからやりましょう。

ただひたすら上から順番に読んでいって、「●●時までに全部やろう」「これは●●分で返そう」などと時間を決めてから返信していくのです。こうすると、大量のメールもさばけます。

「時間を決めても文章を考えるのに時間がかかる!」といったときは、件名に何を伝えたいかを書き、一つのメールには一つの用件のみ記載を心がけてください。

そして、効率よく返信するために、メール本文は画面をスクロールさせない長さにまとめるように意識しましょう。端的に書くだけで、驚くほど時間短縮できます。

 

■2:「いつまでにやる」フォルダを作る

次は、フォルダです。そもそも、対応に時間がかかりそうな資料やメールは、「いつかやろう」と何となく先延ばしにしてしまいませんか?

これが、地味に時間の無駄なのです。「いつかやろう」といった気持ちで対応した作業は、効率よく対応できません。

そのため、「●月●日まで対応」というフォルダを作って、そこにファイルを分けるようにしてください。

メールも同様です。フォルダやラベルに「●月●日まで返信」とつけて、そこにポイポイとメールを振り分けましょう。こうすると、返信を忘れずに済みます。

期限を決めにくいものは、「その他」「保留」などにすると一目でわかっていいです。もちろん、決めた期限を必ず守ってくださいね!

 

■3:検索で見つけやすいファイル名にする

最後は、ファイル。メール添付などでも受け取るので、放っておくとどんどんたまってしまいますよね。ためすぎて、必要なファイル検索に時間がかかってしまった経験、ありませんか? いちいち探すのも、結構負担なんですよね。

よって、ファイル名はそのままにしてはいけません。検索で素早く出てくるように、「プロジェクト名」「書類名」「日付」などとルールを決めておきましょう。

例えば、「新規メディアプロジェクト_クライアント提出の提案書_20040106.doc」など。具体的に書くことがポイントです。このファイルは、「テーマ別」や「プロジェクト別」になったフォルダに格納することも忘れないように!

 

以上、作業効率アップの習慣でした。

普段からこういったことを意識して仕事に取り組むと、周囲から信頼も得られやすくなります。信頼は、あればあるほど働きやすくなるものです。上記3つ、さっそく取り入れてみませんか?

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